Polityka prywatności Energetyczne Technologie Jutra

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energetyczne Technologie Jutra z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym.

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w Polsce.

1.3. Polityka ma na celu wyjaśnienie, jakie dane zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy, komu możemy je udostępniać oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Energetyczne Technologie Jutra z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami za pośrednictwem:

• poczty tradycyjnej: na adres siedziby Spółki,
• poczty elektronicznej: na adres wskazany na naszej stronie internetowej w zakładce „Kontakt”,
• formularza kontaktowego, jeśli jest dostępny na naszej stronie internetowej.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z nami (np. klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, kandydat do pracy) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
• dane dotyczące relacji handlowych: informacje o zawartych umowach, historii współpracy, płatnościach,
• dane wymagane przez przepisy prawa w sektorze energetycznym (w zakresie, w jakim ich podanie jest konieczne),
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszej strony internetowej lub systemów teleinformatycznych (np. adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies, logi systemowe),
• dane dotyczące rekrutacji, jeśli aplikujesz do pracy (np. dane zawarte w CV i liście motywacyjnym, przebieg procesu rekrutacyjnego).

3.2. Podanie danych osobowych może być dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub zapewnienia określonych funkcjonalności (np. odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonywanie umów

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie i realizacja umów z klientami, dostawcami i innymi kontrahentami, obsługa reklamacji, rozliczenia,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych

• cel: wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych, regulacji specyficznych dla sektora energetycznego oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

(c) Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługa zapytań

• cel: prowadzenie korespondencji, udzielanie odpowiedzi na zapytania (np. przesłane e‑mailem, telefonicznie lub przez formularz kontaktowy), obsługa zgłoszeń i próśb,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest komunikacja z osobami zainteresowanymi naszą działalnością).

(d) Marketing i promocja usług

• cel: prezentowanie informacji o naszych usługach i rozwiązaniach energetycznych, wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną (newsletter, oferty), prowadzenie działań marketingowych bezpośrednich,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, jeśli jest wymagana) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – marketing bezpośredni własnych usług, przy poszanowaniu przepisów szczególnych, m.in. Prawa telekomunikacyjnego).

(e) Zapewnienie bezpieczeństwa i utrzymanie infrastruktury

• cel: zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, sieci, danych, zapobieganie nadużyciom i naruszeniom, prowadzenie analiz i statystyk związanych z użytkowaniem strony internetowej,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania).

(f) Rekrutacja

• cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych, ocena kwalifikacji kandydatów, wybór odpowiednich osób do pracy,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO (przepisy prawa pracy w zakresie wymaganych danych) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych podanych dobrowolnie oraz ewentualnych przyszłych rekrutacji).

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

5.2. Zasadniczo dane przechowujemy:

• przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń związanych z tą umową,
• przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego (zwykle do 5 lat od końca roku podatkowego),
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody, o ile prawo nie wymaga dłuższego okresu przechowywania,
• przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, np. do czasu rozpatrzenia reklamacji, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. Odbiorcy danych osobowych

6.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z nami przy realizacji usług i projektów w sektorze energetycznym,
• dostawcom usług wspierających naszą działalność (np. usługi IT, hosting, obsługa prawna, księgowa, kurierska, marketingowa),
• bankom i instytucjom płatniczym w celu realizacji płatności,
• organom administracji publicznej, organom regulacyjnym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• innym podmiotom, jeśli okaże się to niezbędne do ochrony naszych praw lub dochodzenia roszczeń, przy zachowaniu zasad poufności.

6.2. W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązując je do zachowania bezpieczeństwa i poufności danych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

7.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7.2. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywać się ono będzie wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne,
• inne mechanizmy zapewniające właściwy stopień ochrony danych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz dostępu do ich treści,
• prawo do sprostowania – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach wskazanych w przepisach,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

8.2. W celu realizacji swoich praw można się z nami skontaktować w sposób opisany w części 2 niniejszej Polityki.

8.3. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uznają, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony i dostępnych funkcjonalności,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin oraz analizy ruchu,
• prowadzenia działań marketingowych – jeżeli użytkownik wyraził na to wymaganą zgodę.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub – jeśli przewiduje to strona – poprzez dedykowany panel zgód. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

10. Zabezpieczenia danych osobowych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem.

10.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, a podmioty współpracujące z nami są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, technologii stosowanych przez nas lub sposobu przetwarzania danych.

11.2. O istotnych zmianach Polityki będziemy informować poprzez aktualizację jej treści na naszej stronie internetowej i odpowiednią adnotację dotyczącą daty wejścia w życie zmian.

11.3. Zalecamy okresowe zapoznawanie się z aktualnym brzmieniem Polityki prywatności.

12. Kontakt

12.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z ochroną danych osobowych oraz niniejszą Polityką prywatności można kierować do Energetyczne Technologie Jutra za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na naszej stronie internetowej w zakładce „Kontakt”.